Accreditation and Authorisation Privacy Policy

This policy applies with respect to the personal information of photographers, journalists, technicians and other individuals ("you", "your") that have been or are being used for the purposes of applying for and/or receiving (i) professional accreditation to attend Swiss Football League (SFL) matches (“Accreditation”), or (ii) authorisation for access to specific Swiss Football League (SFL) stadia to fulfil a particular function (“Authorisation for Access”).

PERSONAL INFORMATION WE MAY PROCESS

We receive and process the following information about you:

• Your name;
• Your job/role;
• Your date of birth; 
• Employer or, for freelancers, entities that engage you;
• Employer’s address;
• Your address;
• Your email address;
• Employer’s phone number;
• Your photograph;
• Your digital photograph ID;
• Other related details such as requests to attend matches; attendance records; communications with clubs, SFL and/or any other relevant third parties; photographer bib numbers, insurance policy documents; relevant invoices etc; and/or
• Any other personal information which is reasonably required in order for us or a third party to comply with any applicable law, request from law enforcement or court order, where we believe that we may receive and use that data in compliance with the DP Laws.

USES MADE OF PERSONAL INFORMATION

We use information held about you in the following ways:

• To enable you to be considered for, and potentially to receive, Accreditation or Authorisation for Access, and any other relevant communications;
• To provide you with information or updates regarding Accreditation, Authorisations for Access, applications for the same or the internet press booking system operated by SFL to facilitate those processes (“SFLAccred”) and/or any other mobile application SFL has in place to provide these facilities;
• To administer the Accreditation and Authorisation for Access processes and SFLAccred itself, including Football Stadia where SFL matches take place, as well as for any related disciplinary purposes;
• To enable: (i) your employer or, (ii) for freelancers, the entity that engages you, or (iii) where you work for an organisation that is a supplier to a rights holding broadcaster, such broadcaster, to administer the details held about you on our system, and to manage your selection for Accreditation or Authorisation for Access. Please note that where (iii) applies, these details may include attendance reports and your email address. 
• For internal operations, including troubleshooting, data analysis, testing, research and statistical purposes; and
• To assist third parties with security and crime detection and prevention efforts.

The legal conditions we rely upon to process your personal information are: (i) that (subject to our discretion) granting you Accreditation or Authorisation for Access is required in order to give effect to your contract of employment or engagement, and our scrutiny of your personal information is reasonably necessary in that context; and (ii) that we have a legitimate interest in safeguarding the integrity of, and access to, the intellectual property associated with professional football, and that verifying your identity is reasonably necessary in order for us to run a secure Accreditation or Authorisation for Access process associated with that purpose, without any undue impact on your rights or freedoms. 

If you would like to find out more about the legal condition for which we process your personal information, please contact us at info@sfl.ch.

DISCLOSURE OF YOUR INFORMATION

We share your information with third parties, namely:

• The clubs and stadia owners responsible for considering and approving or disapproving applications for Authorisation for Access; 
• The broadcasters who are registered with us and have access to our system; 
• Your employer or, for freelancers, the entity that engages you;
• For freelancers only, other entities that from time to time engage you;
• With third parties who help manage our business, such as IT service providers who help manage our IT and back office systems, for example, our third party database system supplier, Oppsport Software Limited; and
• The police and other law enforcement, security or similar bodies or agencies, both within and outside the CH, provided we receive evidence we deem sufficient to justify such disclosure.

We may disclose your personal information to third parties if we are under a duty to disclose or share your personal information in order to comply with any legal obligation, or the terms and conditions of any agreement we enter into.

If, in the future, we sell or transfer some or all of our business or assets to a third party, we may disclose personal information to a potential or actual third party purchaser of our business or assets.

RETENTION

We generally keep personal data only for as long as required to fulfil the purposes for which it was collected (e.g. to process your application for Accreditation or Authorisation for Access). However, in some circumstances, we may retain personal data for other periods of time, for instance where we are required to do so in accordance with legal, tax or accounting requirements, or if required to do so by a legal process, legal authority, or other governmental entity having authority to make the request.

MARKETING

We will not process your personal information for marketing purposes, although we, the clubs or leagues referred to above may for example share press releases that we or they deem relevant to the general media situation.

YOUR RIGHTS

Subject to certain exemptions, and in some cases dependent upon the processing activity we are undertaking, you have the following rights in relation to your personal information:

• Right to access: you have a right to request that we provide you with a copy of your personal information that we hold and you have the right to be informed of; (a) the source of your personal information; (b) the purposes, legal basis and methods of processing; (c) the data controller’s identity; and (d) the entities or categories of entities to whom your personal information may be transferred.
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• Right of rectification and erasure: you have a right to request that we rectify inaccurate personal information. You can also request that we erase your personal information in limited circumstances where: (i) it is no longer needed for the purposes for which it was collected; (ii) you have withdrawn your consent (where the data processing was based on consent); (iii) following a successful right to object (see right to object); or (iv) it has been processed unlawfully. We are not required to comply with your request to erase personal information if the processing of your personal information is necessary for compliance with a legal obligation or for the establishment, exercise or defense of legal claims. 
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• To transfer your personal information: you can ask us to provide your personal information to you in a structured, commonly used, machine-readable format, or you can ask to have it transferred directly to another data controller, but in each case only where: (i) the processing is based on your consent or on the performance of a contract with you; and (ii) the processing is carried out by automated means. 
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• Right to restrict the processing of your personal information: you can ask us to restrict your personal information, but only where: (i) its accuracy is contested, to allow us to verify its accuracy; (ii) the processing is unlawful, but you do not want it erased; or (iii) it is no longer needed for the purposes for which it was collected, but we still need it to establish, exercise or defend legal claims; or (iv) you have exercised the right to object, and verification of overriding grounds is pending. We can continue to use your personal information following a request for restriction, to establish, exercise or defend legal claims; or to protect the rights of another natural or legal person. 
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• Right to object to the processing of your personal information: you can object to any processing of your personal information which has our legitimate interests as its legal basis, if you believe your fundamental rights and freedoms outweigh our legitimate interests. If you raise an objection,  we have an opportunity to demonstrate that we have compelling legitimate interests which override your rights and freedoms. 
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• Right to object to how we use your personal information for direct marketing purposes: You can request that we change the manner in which we contact you for marketing purposes. You can request that we not transfer your personal information  to unaffiliated third parties for the purposes of direct marketing or any other purposes.
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• Right to obtain a copy of personal information safeguards used for transfers outside your jurisdiction: you can ask to obtain a copy of, or reference to, the safeguards under which your personal information is transferred outside of the EEA. We may redact data transfer agreements to protect commercial terms.
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• Right to lodge a complaint with your local supervisory authority: you have a right to lodge a complaint with your local supervisory authority (for example, the Information Commissioner's Office) if you have concerns about how we are processing your personal information. We ask that you please attempt to resolve any issues with us first, although you have a right to contact your supervisory authority at any time.

If you wish to access any of the above-mentioned rights, we reserve the right to ask you (or the person making the request on your behalf) to confirm your identity (or, as applicable, their identity), and (as applicable) their authorisation to act on your behalf, in particular before disclosing personal information to you (or the third party on your behalf).  We reserve the right to refuse, or to charge a reasonable fee for, any request which we consider to be manifestly unfounded or excessive.

You can exercise your rights by contacting us at: info@sfl.ch. Subject to legal and other permissible considerations, we will make every reasonable effort to honour your request promptly or inform you if we require further information in order to fulfil your request. We may not always be able to fully address your request, for example, if it would impact the duty of confidentiality we owe to others, or if we are legally entitled to deal with the request in a different way.

UPDATES AND THIRD PARTY WEBSITES

We may amend this privacy policy from time to time to keep it up to date with legal requirements and the way we operate our business, and will place any updates on this webpage. Please regularly check these pages for the latest version of this notice.  If we make fundamental changes to this privacy notice, we will seek to inform you by notice on our website or email.  

You might find external links to third party websites on our website, for example, the Swiss Football League. This privacy policy does not apply to your use of a third party site.

CONTACT US

If you have any questions, concerns or complaints regarding our compliance with this privacy policy, the information we hold about you or if you wish to exercise your rights, we encourage you to first contact us at: info@sfl.ch. We will investigate and attempt to resolve complaints and disputes and make every reasonable effort to honour your wish to exercise your rights as quickly as possible and in any event, within the timescales provided by data protection laws.

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Accréditation et autorisation Politique de confidentialité

La présente politique s'applique aux données personnelles des photographes, journalistes, techniciens et autres personnes ("vous", "votre") qui ont été ou sont utilisées pour demander et/ou recevoir (i) une accréditation professionnelle pour assister aux matches de la Swiss Football League (SFL) ("accréditation"), ou (ii) une autorisation d'accès à des stades spécifiques de la Swiss Football League (SFL) pour remplir une fonction particulière ("autorisation d'accès").

REMARQUE GÉNÉRALE

En vertu de l'article 13 de la Constitution fédérale suisse et des dispositions applicables en matière de protection des données de la Confédération (loi sur la protection des données, LPD) et de l'UE (RGPD), toute personne a droit à la protection de sa sphère privée ainsi qu'à la protection contre l'utilisation abusive de ses données personnelles. Nous prenons la protection de vos données personnelles très au sérieux et traitons vos données personnelles de manière confidentielle et conformément aux dispositions légales en matière de protection des données et à la présente déclaration de protection des données. En utilisant ce site Internet, vous acceptez la collecte, le traitement et l'utilisation des données conformément à la description suivante.

INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS POUVONS TRAITER

Nous recevons et traitons les informations suivantes vous concernant :

• Votre nom ;
• Votre emploi/rôle ;
• Votre date de naissance ; 
• Employeur ou, pour les freelances, entités qui vous engagent ;
• Adresse de l'employeur ;
• Votre adresse ;
• Votre adresse électronique ;
• Numéro de téléphone de l'employeur ;
• Votre photographie ;
• Votre photo d'identité numérique ;
• D'autres informations connexes, telles que les demandes de participation à des matches, les registres de présence, les communications avec les clubs et/ou tout autre tiers concerné, les numéros de dossard des photographes, les documents relatifs aux polices d'assurance, les factures pertinentes, etc.
• Autres données personnelles raisonnablement nécessaires pour que nous ou un tiers puissions nous conformer à la loi en vigueur, aux demandes des autorités chargées de l'application de la loi ou aux ordonnances des tribunaux, si nous estimons que nous pouvons obtenir et utiliser ces données conformément aux lois sur la protection des données.

L'UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous utilisons les informations que nous détenons sur vous de la manière suivante :

• Pour vous permettre d'être pris en considération et éventuellement de recevoir l'accréditation ou l'autorisation d'accès, ainsi que toute autre communication pertinente ;
• Pour vous fournir des informations ou des mises à jour concernant l'accréditation, les autorisations d'accès, les demandes d'accréditation ou le système de réservation de presse sur Internet pour faciliter ces processus ("SFLAccred") et/ou toute autre application mobile mise en place pour fournir ces facilités ;
• Gérer les processus d'accréditation et d'autorisation d'accès et la SFLAccred elle-même, y compris les stades de football où se déroulent les matches de la SFL, ainsi qu'à des fins disciplinaires ;
• Pour permettre : (i) à votre employeur ou, (ii) pour les free-lances, à l'entité qui vous engage, ou (iii) lorsque vous travaillez pour une organisation qui est un fournisseur d'un radiodiffuseur détenteur de droits, à ce radiodiffuseur, de gérer les données vous concernant dans notre système, et de gérer votre sélection pour l'accréditation ou l'autorisation d'accès. Veuillez noter que lorsque le point (iii) s'applique, ces données peuvent inclure les rapports de présence et votre adresse électronique. 
• pour des opérations internes, y compris le dépannage, l'analyse des données, les tests, la recherche et les statistiques ; et
• aider des tiers dans leurs efforts de sécurité et de détection et de prévention de la criminalité.

Les conditions légales sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter vos informations personnelles sont les suivantes : (i) l'octroi d'une accréditation ou d'une autorisation d'accès (à notre discrétion) est nécessaire pour donner effet à votre contrat de travail ou d'engagement, et l'examen de vos informations personnelles est raisonnablement nécessaire dans ce contexte ; et (ii) nous avons un intérêt légitime à préserver l'intégrité de la propriété intellectuelle associée au football professionnel et l'accès à celle-ci, et la vérification de votre identité est raisonnablement nécessaire pour nous permettre d'exécuter un processus d'accréditation ou d'autorisation d'accès sécurisé associé à cet objectif, sans impact excessif sur vos droits ou libertés. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les conditions juridiques dans lesquelles nous traitons vos informations personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse info@sfl.ch.

DIVULGATION DE VOS INFORMATIONS

Nous partageons vos informations avec des tiers, à savoir :

• Les clubs et les propriétaires de stades sont responsables de l'examen et de l'approbation ou du rejet des demandes d'autorisation d'accès ; 
• Les radiodiffuseurs qui sont enregistrés auprès de nous et qui ont accès à notre système ; 
• Votre employeur ou, pour les freelances, l'entité qui vous engage ;
• Pour les freelances uniquement, les autres entités qui vous engagent de temps à autre ;
• avec des tiers qui nous aident à gérer nos activités, tels que les fournisseurs de services informatiques qui nous aident à gérer nos systèmes informatiques et de back-office, par exemple notre fournisseur de système de base de données, Oppsport Software Limited ; et
• la police et d'autres organes ou agences chargés de l'application de la loi, de la sécurité ou similaires, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la Suisse, à condition que nous recevions des preuves que nous jugeons suffisantes pour justifier une telle divulgation.

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers si nous sommes tenus de les divulguer ou de les partager afin de nous conformer à une obligation légale ou aux termes et conditions d'un accord que nous avons conclus.

Si, à l'avenir, nous vendons ou transférons tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs à un tiers, nous pouvons divulguer des informations personnelles à un tiers acquéreur potentiel ou réel de notre entreprise ou de nos actifs.

RETENUE

En règle générale, nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées (par exemple, pour traiter votre demande d'accréditation ou d'autorisation d'accès). Toutefois, dans certaines circonstances, nous pouvons conserver les données à caractère personnel pendant d'autres périodes, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire conformément à des exigences légales, fiscales ou comptables, ou si une procédure judiciaire, une autorité judiciaire ou une autre entité gouvernementale ayant autorité pour formuler la demande l'exige.

MARKETING

Nous ne traiterons pas vos informations personnelles à des fins de marketing, bien que nous, les clubs ou les ligues mentionnés ci-dessus puissions, par exemple, partager des communiqués de presse que nous ou eux jugeons pertinents pour les médias en général.

VOS DROITS

Sous réserve de certaines exemptions, et dans certains cas en fonction de l'activité de traitement que nous entreprenons, vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos informations personnelles :

• Droit d'accès : vous avez le droit de demander que nous vous fournissions une copie des informations personnelles que nous détenons et vous avez le droit d'être informé : (a) de la source de vos informations personnelles ; (b) des objectifs, de la base juridique et des méthodes de traitement ; (c) de l'identité du responsable du traitement ; et (d) des entités ou catégories d'entités auxquelles vos informations personnelles peuvent être transférées.
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• Droit de rectification et d'effacement : vous avez le droit de nous demander de rectifier des informations personnelles inexactes. Vous pouvez également nous demander d'effacer vos données à caractère personnel dans des circonstances limitées, lorsque (i) elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; (ii) vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données était basé sur le consentement) ; (iii) à la suite d'un droit d'opposition réussi (voir droit d'opposition) ; ou (iv) elles ont été traitées de manière illégale. Nous ne sommes pas tenus d'accéder à votre demande d'effacement des informations personnelles si le traitement de vos informations personnelles est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. 
  ‍
• Transfert de vos informations personnelles : vous pouvez nous demander de vous fournir vos informations personnelles dans un -format structuré, couramment utilisé et lisible par machine-, ou vous pouvez demander à ce qu'elles soient transférées directement à un autre responsable du traitement des données, mais dans chaque cas uniquement lorsque : (i) le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l'exécution d'un contrat avec vous ; et (ii) le traitement est effectué par des moyens automatisés. 
  ‍
• Droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles : vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles, mais uniquement dans les cas suivants : (i) leur exactitude est contestée, afin de nous permettre de la vérifier ; (ii) leur traitement est illégal, mais vous ne souhaitez pas qu'elles soient effacées ; ou (iii) elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais nous en avons encore besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou (iv) vous avez exercé votre droit d'opposition, et la vérification des motifs impérieux est en cours. Nous pouvons continuer à utiliser vos informations personnelles à la suite d'une demande de restriction, pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales ; ou pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale. 
  ‍
• Droit de s'opposer au traitement de vos informations personnelles : vous pouvez vous opposer à tout traitement de vos informations personnelles ayant pour base juridique nos intérêts légitimes, si vous estimez que vos droits et libertés fondamentaux l'emportent sur nos intérêts légitimes. Si vous soulevez une objection, nous avons la possibilité de démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux qui l'emportent sur vos droits et libertés. 
  ‍
• Droit d'opposition à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct : Vous pouvez nous demander de modifier la manière dont nous vous contactons à des fins de marketing. Vous pouvez nous demander de ne pas transférer vos informations personnelles à des tiers non affiliés à des fins de marketing direct ou à toute autre fin.
  ‍
• Droit d'obtenir une copie des mesures de protection des informations personnelles utilisées pour les transferts en dehors de votre juridiction : vous pouvez demander à obtenir une copie ou une référence des mesures de protection en vertu desquelles vos informations personnelles sont transférées en dehors de l'EEE. Nous pouvons expurger les accords de transfert de données afin de protéger les conditions commerciales.
  ‍
• Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale (par exemple, le bureau du commissaire à l'information) si vous avez des doutes sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles. Nous vous demandons de bien vouloir essayer de résoudre tout problème avec nous en premier lieu, bien que vous ayez le droit de contacter votre autorité de contrôle à tout moment.

Si vous souhaitez accéder à l'un des droits susmentionnés, nous nous réservons le droit de vous demander (ou à la personne qui fait la demande en votre nom) de confirmer votre identité (ou, le cas échéant, son identité) et (le cas échéant) son autorisation d'agir en votre nom, en particulier avant de vous divulguer des informations à caractère personnel (ou à la tierce partie en votre nom). Nous nous réservons le droit de refuser ou de facturer des frais raisonnables pour toute demande que nous considérons comme manifestement infondée ou excessive.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse info@sfl.ch. Sous réserve de considérations légales et autres, nous ferons tout ce qui est raisonnablement possible pour répondre rapidement à votre demande ou pour vous informer si nous avons besoin d'informations supplémentaires pour répondre à votre demande. Il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre pleinement à votre demande, par exemple si cela a une incidence sur le devoir de confidentialité que nous avons envers d'autres personnes, ou si nous sommes légalement autorisés à traiter la demande d'une manière différente.

MISES À JOUR ET SITES WEB DE TIERS

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre afin de la maintenir à jour par rapport aux exigences légales et à la manière dont nous exerçons nos activités, et nous publierons toute mise à jour sur cette page web. Veuillez consulter régulièrement ces pages pour obtenir la dernière version de cet avis. Si nous apportons des modifications fondamentales à la présente déclaration de confidentialité, nous nous efforcerons de vous en informer en publiant un avis sur notre site web ou par courrier électronique.

CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant notre respect de la présente politique de confidentialité, les informations que nous détenons à votre sujet ou si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu à l'adresse info@sfl.ch. Nous examinerons et tenterons de résoudre les plaintes et les litiges et ferons tous les efforts raisonnables pour honorer votre souhait d'exercer vos droits aussi rapidement que possible et, en tout état de cause, dans les délais prévus par les lois sur la protection des données.

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